Cómo KSeF cambia las normas de entrega de facturas en la contratación pública y qué riesgos supone para los contratistas. Por qué es clave el momento de asignación del número KSeF, cómo la falta de cláusulas precisas en el contrato puede retrasar los pagos y qué papel desempeñan PEF, las rectificaciones de facturas y las pruebas del sistema para proteger el flujo de caja.
Maciej Kensicki
Nueva definición de «entrega» y por qué esto puede ser un problema
En el modelo hasta ahora se emitía una factura, esta llegaba al órgano de contratación público, que confirmaba su recepción y, a partir de ese momento, empezaba el cómputo de los plazos.
En el KSeF eso ya no existe: el momento de la entrega tiene ahora una definición técnica concreta, que puede jugar a tu favor o en tu contra, dependiendo de lo que establezca el contrato.
El momento clave es la asignación a la factura de un número KSeF. A partir de ese instante, la factura existe en el sistema, jurídicamente, no solo técnicamente. Si en el contrato el plazo de pago corre desde la «entrega de la factura» y en ninguna parte se especifica que se refiera al momento en el KSeF, puedes tener un problema. El órgano de contratación puede alegar que nadie en su organización fue avisado de que la factura estaba colgada en el KSeF y, aunque tengas razón, es posible que surja una disputa y se retrase el pago.
Por eso, reúne siempre pruebas del sistema: el número KSeF de la factura, el UPO —es decir, el justificante de aceptación del documento por el sistema—, así como los logs del ERP si envías la factura automáticamente. Guarda todo eso. Lo necesitarás en caso de disputa.
La factura está en el sistema, pero nadie sabe nada de ella
Este puede ser el aspecto más frustrante del KSeF desde la perspectiva del contratista. El sistema no envía notificaciones. Si el órgano de contratación no tiene integración con el KSeF ni un procedimiento para revisarlo con regularidad, tu factura puede quedarse allí semanas antes de que alguien se ocupe de ella.
Puedes esperar a que ocurra o puedes actuar de forma proactiva. La práctica que recomendamos: después de emitir cada factura, envía al órgano de contratación un breve aviso —por correo electrónico o a través de la plataforma— con el número de factura, el número KSeF y la fecha en que se asignó ese número. Opcionalmente, adjunta el UPO. Esto no sustituye al KSeF ni cambia el momento de la entrega, pero reduce de forma significativa el riesgo de que en la administración «nadie haya visto nada, así que no pagaban».
No hay opción de edición: la corrección corre de tu cuenta
En muchas organizaciones públicas existía hasta ahora un mecanismo sencillo: una factura con error volvía al contratista con la nota «a corregir», el contratista la corregía en el sistema y enviaba la versión correcta. En el KSeF eso no existe.
La factura que entra en el sistema se queda allí. Si es incorrecta, la única vía para resolver la situación es una factura rectificativa, que corre por cuenta del contratista. Y el órgano de contratación puede suspender el pago precisamente por eso, porque algo no está bien, incluso si se trata de un pequeño error en la descripción de un concepto o en el número de contrato.
La conclusión práctica es sencilla, pero exige disciplina: la calidad de los datos en la factura debe ser impecable. La conformidad con el contrato y con el pliego de condiciones no es una cuestión formal; es una cuestión de cuánto tardarás en cobrar.
El PEF sigue existiendo. ¿Cómo aprovecharlo?
En la contratación pública, el PEF —la plataforma de facturación electrónica— no desaparece. Con una buena integración, la factura enviada al PEF puede transferirse automáticamente al KSeF, sin copiarla manualmente.
Para el contratista, esto puede suponer una ventaja operativa. Si el órgano de contratación «vive» en el PEF y tiene allí implantados sus procesos, el PEF puede ser tu canal de trabajo, y el KSeF, la confirmación formal de la entrega del documento. Pero hay algo clave: en el contrato debe indicarse claramente qué momento se considera como «recepción» de la factura: el KSeF o el PEF. Sin eso, no sabes desde cuándo empieza a contar el plazo de pago.
Qué revisar en el pliego y en el contrato antes de firmarlo
Tres cosas a las que conviene prestar atención:
Canal de facturación
¿El contrato menciona en absoluto el KSeF? ¿Permite el PEF? ¿Qué ocurre en los casos legalmente excluidos del KSeF —caídas del sistema, excepciones legales? Si no aparece, consulta al órgano de contratación.Momento de recepción de la factura e inicio del plazo de pago
Esta es la cláusula más importante. Si el contrato dice que el plazo de pago empieza con la asignación del número KSeF, tienes seguridad. Si no dice nada o habla de «desde la entrada en el circuito» o «desde la aprobación», el riesgo aumenta. Intenta que se concrete.Comunicación y pruebas
Si el contrato te exige un aviso adicional, asegúrate de que sea un requisito «auxiliar» y no una condición de la que dependa el momento en que se considere recibida la factura. Es una distinción sutil, pero importante.
Contratos ya firmados: cuándo conviene insistir en una adenda
Si tienes contratos en curso en los que el mecanismo de entrega se basa en papel, correo electrónico o portales de gestión, el riesgo aumenta. Cuanto mayores sean los importes, cuantas más facturas haya, cuanto más tensionado esté el cash flow, más conviene intentar firmar una adenda.
Buena noticia: la modificación de las disposiciones sobre facturación en los contratos en curso suele considerarse una modificación no sustancial conforme al art. 454 de la PZP.
Periodo de transición: tranquilidad para el órgano de contratación, riesgo para el contratista
El Ministerio de Finanzas señala un enfoque flexible en 2026: sin sanciones por errores ni por retrasos en la implantación. Eso significa algo más de tiempo para adaptarse para el órgano de contratación. Para ti, como contratista, significa otra cosa.
Tu riesgo no está en las sanciones. Está en que el órgano de contratación puede no estar preparado para recibir facturas y pagar a tiempo. El periodo de transición no protege tu cash flow: solo protege al órgano de contratación de las sanciones. Por eso, tu preparación operativa —calidad de las facturas, pruebas del sistema, comunicación— importa desde el primer día.
Qué hacer ahora: lista de control para el contratista
Ordena los datos de las facturas — número de contrato, datos del comprador, descripción de los conceptos. Cero sorpresas.
Automatiza las pruebas — número KSeF, UPO, logs de envío del ERP. Guárdalos en un solo lugar.
Implanta el hábito de notificar — después de cada factura, un breve correo al órgano de contratación con el número KSeF.
Revisa los modelos de contrato y el pliego de condiciones — verifica las cláusulas sobre la «entrega de la factura» y el «inicio del plazo de pago».
Prepara un modelo de adenda para los contratos en curso y propone el cambio; no esperes a que el órgano de contratación tome la iniciativa.
Forma a tu equipo en los cambios para que sea capaz de detectar cláusulas de riesgo antes de firmarlas.
*__El KSeF cambia las reglas del juego para ambas partes. Pero para el contratista la apuesta es mayor: el plazo de pago, el cash flow y la certeza de que la factura será gestionada. Cuanto antes implantes los nuevos procesos, menos sorpresas habrá
Gana 10 veces más licitaciones
Mimira es la única plataforma de IA que automatiza todo el proceso de licitación
Genera ofertas con un solo clic
Utiliza el asistente de IA
Licitaciones adaptadas a tu actividad
