Tworzenie ofert w przetargach - dlaczego zajmuje dni, a może zająć minuty?

Zacznij wygrywać

Każdy, kto miał kiedykolwiek do czynienia z biurokracją, zna to uczucie: stos dokumentów, skomplikowane wzory formularzy, dziesiątki drobnych szczegółów, o których trzeba pamiętać.

Jeden błąd - i cała praca zaczyna się od nowa.

W świecie zamówień publicznych jest podobnie. A momentami nawet gorzej 😅

📝 Jak dziś wygląda przygotowanie oferty?

Proces tworzenia oferty mocno zależy od branży. Inaczej wygląda to:

w robotach budowlanych (gdzie pojawiają się przedmiary czy wizje lokalne),

w dostawach produktów (gdzie potwierdzasz spełnienie wymagań specyfikacji)

w usługach (gdzie potwierdzasz kwalifikacje osób zaangażowanych).

Jednak niezależnie od obszaru, łączy je jedno: kompletny brak standaryzacji.

🎭 Teatr absurdu

Teoria: Możesz przygotować dokumenty na własnym szablonie, o ile zawierają wszystkie dane wymagane przez zamawiającego.

Praktyka: Urzędnicy preferują „swoje" wzory i do każdego przetargu podają inne.

Rezultat: Wykonawcy wolą nie ryzykować i podporządkowują się wymaganym formularzom.

Efekt? Dokumenty trzeba wypełniać ręcznie, od nowa, przy każdym postępowaniu. 🔄

📋 Anatomia typowej oferty

Dokumentacja w przeciętnym przetargu o wartośći 100 tys. – 10 mln zł to zwykle 10–20 oddzielnych plików. Większość z nich to formularze do uzupełnienia:

📄 1. Formularz ofertowy

De facto list przewodni: dane firmy, osoby reprezentujące, podsumowanie elementów podlegających ocenie (cena, okres gwarancji, etc.)

💰 2. Formularz cenowy

Szczegółowe wyceny: ceny netto/brutto, per sztuka/opakowanie, z różnymi stawkami VAT, czasem z informacjami potrzebnymi do zidentyfikowania produktów równoważnych

✋ 3. Oświadczenia

Potwierdzenia, że firma:

Spełnia warunki udziału w postępowaniu

Nie podlega wykluczeniu (brak zaległości ZUS/US, wsparcia agresji wobec Ukrainy, etc.)

Oferowane towary/usługi są dopuszczone do obrotu

Naprawdę, naprawdę podała tylko prawdziwe informacje w pozostałych dokumentach 😉

Bonus przy zamówieniach powyżej progów unijnych:

Jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ/ESPD) generowany na dedykowanym portalu z pliku XML

🏆 4. Referencje

Potwierdzenie podobnych realizacji w ostatnich latach (od kilku do kilkudziesięciu).

📎 5. Załączniki dodatkowe

Certyfikaty dot. osób zaangażowanych w zamówienie, karty produktów, dokumentacja koncepcji w kreatywnych przetargach czy projektach budowlanych itd.

⏰ Ile to wszystko zabiera czasu?

Proste postępowanie: Co najmniej 1 godzina kompletowania i weryfikacji dokumentów

Złożone zamówienia: Kilka dni intensywnej pracy

⚠️ Czas gra ogromną rolę

Często firmy dowiadują się o atrakcyjnym przetargu, gdy do złożenia oferty zostało bardzo mało czasu (np. mniej niż 24h) lub pojawiło się kilka ciekawych postępowań na raz.

Wtedy niestety nie ma szans zdążyć i jakiś temat trzeba odpuścić.

W praktyce oznacza to, że wiele przedsiębiorstw startuje w mniejszej liczbie postępowań, niż mogłoby. Po prostu brakuje im czasu, ludzi i zasobów.

🎯 Dlaczego jednak warto się pomęczyć?

Paradoks zamówień publicznych: przez złożoność ofert wiele firm odpuszcza udział, co sprawia, że konkurencja bywa zaskakująco niska (średnio 2,83 oferty na postępowanie).

W ponad 1/3 zamówień publicznych wystarczy tylko przygotować poprawną ofertę, by zdobyć kontrakt z wysoką marżą 🤯

🚀 Jak robi to Mimira?

W Mimirze radykalnie upraszczamy proces przygotowywania ofert, łącząc zaawansowaną sztuczną inteligencję z wieloletnim doświadczeniem branżowym.

🤖 1. Automatyczne zbieranie danych

Pobieramy dostępne informacje z sieci (KRS, strony internetowe, wygrane przetargi) i już gotowych źródeł danych od klientów (katalogi, cenniki, referencje etc.).

🧠 2. Uczenie się na bieżąco

Mimira działa jak młody specjalista od zamówień publicznych - z każdym postępowaniem uczy się więcej. Zapamiętujemy raz podane przez Ciebie informacje i nie pytamy o nie w przyszłości.

✅ 3. Ekspercka weryfikacja

Całą dokumentację przygotowaną przez AI sprawdzają eksperci z wieloletnim doświadczeniem w zamówieniach publicznych.

📦 4. Gotowa paczka

Klient dostaje kompletny zestaw dokumentów z instrukcją podpisania i wskazówkami technicznymi dot. złożenia oferty.

💯 5. Zero ryzyka

Zarabiamy tylko jeśli Ty zarabiasz. Nie wygrywasz? → Nie płacisz za dokumentację.

⚡ Rezultat?

Proces, który normalnie zajmuje godziny czy dni, można zamknąć w kilka minut.

🎯 Od chaosu do efektywności

Tworzenie ofert to często najbardziej czasochłonny etap udziału w zamówieniach publicznych. Ale wcale nie musi taki być.

Z Mimirą:

✅ Przygotujesz oferty szybciej i taniej

✅ Unikniesz kosztownych błędów

✅ Wystartujesz w kilka razy większej liczbie postępowań

💡 Chcesz dramatycznie usprawnić proces składania ofert w swojej firmie?

Zacznij wygrywać